Sonntag, 19. April 2015

Huddle Room = Raum zum Kuscheln oder die modernste Art der Kommunikation?

Immer häufiger hört man auch hierzulande den Begriff Huddle Room, doch was ist das eigentlich. Wörtlich übersetzt bedeutet to huddle u.a. kuscheln aber das kann es wohl nicht sein in unserer technisierten Audio/Video-Welt, oder?

Nun ja, ein ganz klein wenig stimmt das schon, denn Huddle Rooms sind (teilweise wirklich sehr) kleine Meetingräume, die als Antithese zum großen, luftigen Konferenzraum in einem möglichst kleinen Raum eine optimale Meetingumgebung für ca. 3 Personen zu bieten.

Was braucht es dazu? Eigentlich nicht viel; nachfolgend der Versuch einer Aufzählung

  •  Ein großformatiges Display mit mindestens FullHD Auflösung. Aufgrund des geringen Betrachtungsabstandes bieten sich aber auch topmoderne 4k-Displays an, denn der (virtuelle) Arbeitsplatz kann gar nicht groß genug sein.
  • Max. 4 Sessel und eine großflächige Arbeitsfläche zum Auflegen von Notebooks, Arbeitsunterlagen und eventuell auch Plänen. Sehr oft ist diese in der Form eines Halbkreises, an desssen flacher Seite das Display thront.
  • Hochwertige Lautsprecher und Mikrofone, denn Huddle Rooms werden sehr oft für Telekonferenzen verwendet. Keine langwierig vorausgeplanten TelePresence Sitzungen sondern adHoc Desktop-Sharing Sessions und Lync/Skype Meetings.
  • Daher ist natürlich auch eine fix montierte HD-Videokamera nötig, die die Teilnehmer mit einem Weitwinkel gut aufnimmt. PTZ und verstellbare Zoomkameras sind nicht nur nicht nötig, die zusätzliche Komplexität behindert auch bei der spontanen Arbeit.
  • AV Infrastruktur mit allen Möglichkeiten. Dies bedeutet VGA, HDMI-Anschluß ebenso wie ein "drahtloser" Zugang für SmartPhones und Tablets.
    Bitte niemals vergessen: Meetings in Huddle Rooms sind oft kurzfristig und auch von kurzer Dauer. Die Teilnehmer kommen mit ihren persönlichen Devices und dies sind nun mal immer öfter Tablets oder Ultrabooks.
  • Netzwerk-Connectivity: Neben möglichst guter WiFi-Versorgung müssen aber auch 2-3 LAN-Verbindungen zur Verfügung stehen, denn bei aller Freude über drahtloses Internet ist für ein sorgenfreie Skype/Lync/Webex-Meeting eine stabile Kabelverbindung noch immer ungeschlagen.
  • Einfache Bedienung ist Trumpf: Ganz ohne Bedienung geht es ganz sicher nicht, aber weniger ist oft mehr.
  • UNVERZICHTBAR ist das RemoteMonitoring und Punkte wie kalenderbasierte Automatisierung, Türschild und Sammeln von statistisch relevanten Daten. Kaum ein Unternehmen wird nur einen einzigen Huddle Room haben sondern eine ganze Fülle davon.
    Diese müssen vollautomatisch funktionieren und im Störungsfall selbständig Probleme an ein zentreales Monitoring melden. Darauf zu vertrauen, dass ein Nutzer ein etwaiges Problem meldet, ist ein Trugschluß und ziemlich naiv. Der Nutzer wird einfach in den nächsten freien Huddle Room gehen und darauf "vergessen", dass im Raum x der HDMI-Eingang nicht funktioniert!
  • Ausreichende Lüftung und Klimatisierung, denn Huddle Rooms sind klein und haben im Gegensatz zu einem großen Konferenzraum eine sehr geringe Kubatur bezogen auf die Anzahl der Personen im Raum. Selbst bei einem kurzen 30 Min. Meeting kann einem im wahrsten Sinne des Wortes die Luft ausgehen ohne aktive Klimatisierung.
  • Nicht zu letzt eine perfekte Akustik, sonst klingt es wie in einem Badezimmer! Die akustische Dämmung im Raum verbessert aber auch den Schallschutz von bzw. nach innen, d.h. Störgeräusche von außen dringen kaum in den Raum und was im Raum gesprochen wird, bleibt auch im Raum.
Nicht nur um dieses Konzept unseren Kunden demonstrieren zu können sondern insbesonders für den Eigenbedarf haben wir gerade selbst solch einen Raum in unserem Büro eingerichtet und schon nach kurzer Zeit kann ich berichten, dass die Mitarbeiter diesen Raum intensiv nutzen; ganz ohne formale Einschulung und vor allem ohne das Konzept langwierig erklärt zu haben. Huddle Rooms erklären sich von selbst und die Nutzung ist in der Tat vielfältig. Nur ein paar der klassischen Anwendungen:
  •  Ungestörtes konzentriertes Arbeiten ganz alleine. Wer in einem Großraumbüro arbeitet verspürt ab und an das Bedürfnis, einfach eine Türe hinter sich zu schließen und in Ruhe arbeiten zu können.
  • Kleine spontane Besprechungen mit 2-3 Personen, wo man gemeinsam Content am LCD bearbeitet oder ganz klassische über einen A0-Plan gebeugt gemeinsam nach Lösungen sucht. Entweder innerhalb eines Teams oder mit Kunden/Lieferanten.
  • Remote-Meetings oder Webinare via Lync/Skype/Webex. Im Gegensatz zum Hören über Headset im Großraumbüro, wo man sich immer ein wenig dämlich vorkommt, ist eine solches Meeting in einem eigenen Raum einfach realistischer.
Wenn es Sie interessiert, welche Produkte wir verwendet haben, so hilft Ihnen hoffentlich nachfolgende Aufzählung:
  1. 65" FullHD-Display mit Touchfunktion. Daher ist der Screen auf einer ausziehbaren Wandhalterung, damit man nicht über den großen Tisch greifen muss, sondern den LCD bequem zu sich ziehen kann.
  2. FullHD-Webcam ansgeschlossen an ein CRESTRON RL2 SkypeForBusiness-Collaborations-System.
  3. Freisprech-Audio-System REVOLABS FLX-UC500 für optimales Audio. Eventuell wird dies bald auf ein FLX-UC1000 aufgerüstet, denn dessen eingebauter SIP-Client bietet sich für Telefonkonferenzen einfach an.
  4. Ein großer Tisch, an dem nicht nur drei Personen bequem sitzen können, sondern auch viele Unterlagen abgelegt werden können. Dazu drei bequeme Stühle, welche aber nicht zu bequem sind und damit ermutigen, Meetings auch wieder zügig abzuschließen.
  5. Ein CRESTRON FT-TS-600 Fliptop-Touchpanel zur Bedienung des Systems. Welche Funktionen schlußendlich zur Verfügung stehen werden, werden die nächsten Wochen und Monate der Benutzung ergeben.
  6. CRESTRON Anschlußkabel und ein CRESTRON AM-100 AirMedia System als drahtloser Eingang
  7. Ein CRESTRON TSS-752 Türschild zur Anzeige der Buchungen und zur direkten Reservierung an der Türe für spontane AdHoc Meetings. Natürlich auch zur Freigabe des Raumes, wenn das Meeting nicht die gesamte ursprünglich gebuchte Dauer verbrauchte. Wir wollen die Ressource Meetingraum schließlich optimal nutzen!
  8. Ein Präsenzmelder umd "Ressourcendieben" auf die Schliche zu kommen. Wer hat den Raum reserviert, die Buchung aber durch Nichterscheinen dann nicht wahrgenommen? Wie oft wurde der Raum benutzt ohne zumindest adhoc am Türschild den Raum zu reservieren?
    Und natürlich auch, um Klima, das Display und die Beleuchtung wieder abzudrehen, wenn alle Teilnehmer den Raum verlassen haben und niemand (nicht nur) das Licht abzuschalten "vergessen" hat. Ebenso um die Frischluftversorgung zu starten, sobald jemand den Raum betritt anstatt darauf zu vertrauen, dass dies jemand manuell macht, bevor die Teilnehmer wegen Sauerstoffmangels eingeschlafen sind.
  9. Anbindung an den CRESTRON Fusion Server für diverse Aufgaben: Angefangen von der MS-Exchange Kalenderanbindung für das Türschild und die Reservierung über Monitoring und Statistikdaten-Sammlung bis hin zum Helpdesk und Klima/Lüftungs-Automatisierung.
  10. Last but not least großflächige Akustikpaneele aus österreichischer Produktion, welche auch als Pinwände genutzt werden können.
Aber was schreibe ich so viel über etwas, was Sie jederzeit bei uns besichtigen und natürlich auch ausprobieren können? Ich freue mich auf Ihren baldigen Besuch bei uns und vorher auf Ihre Kommentare. Ach ja, und Sharing auf Facebook, XING & Co ist auch nicht verboten!

P.S. Die Idee für diesen Artikels schwirrte schon lange in meinem Kopf herum. Den finalen Kick gab aber ein toll geschriebene Artikel im amerikanischen Blog COLLABONTAP.COM von Rich Lasinski, der zu meiner fixen Leseliste zählt. Hier der Link dazu.